Newsletter zgodny z prawem

Marketing internetowy

Newsletter to niewątpliwie jedno z najbardziej popularnych i przydatnych narzędzi e-mail marketingu. Stosuje go wielu przedsiębiorców, jednak nie zawsze zgodnie z prawem. O tym, co powinien zawierać i jak zbudować dobry newsletter, już pisaliśmy. Teraz czas przedstawić kilka kwestii prawnych. Podpowiadamy, jak należy wysłać newsletter zgodny z prawem.

Jakie ustawy dotyczą e-mail marketingu?

Najważniejszą zasadą email marketingu jest permission marketing, czyli tzw. marketing za przyzwoleniem. Zasada ta polega na tym, że odbiorca musi świadomie i dobrowolnie wydać zgodę na wysyłanie mu drogą elektroniczną wiadomości.

W Polsce, aby dobrze prowadzić działania email marketingowe, należy przestrzegać postanowień kilku ustaw. Mianowicie:

  • Ustawy o ochronie danych osobowych,
  • Ustawy o prawach konsumenta,
  • Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
  • Ustawy – Prawo telekomunikacyjne.

Ich zapisy dotyczą przede wszystkim takich kwestii jak uzyskanie zgody odbiorcy na przesyłanie newslettera.

Newsletter zgodny z prawem

Jeśli chcesz wysłać legalny mailing, najpierw musisz uzyskać zgody na przesyłanie ofertę handlowej, czyli newslettera. Jeśli więc nie chcesz mieć problemów, pamiętaj, że bez zgody odbiorcy, nie ma mailingu. Każda forma marketingu bezpośredniego, czy to jest telefon, SMS, MMS, faks, e-mail, czy komunikacja przy użyciu komunikatorów internetowych, wymaga uprzedniej zgody odbiorcy.

Od 25 grudnia 2014, czyli od dnia wejścia w życie nowelizacji Prawa telekomunikacyjnego, by legalnie wysłać ofertę handlową, należy uzyskać od odbiorcy dwie osobne zgody:

Zgoda na korzystanie z telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego (zgodnie z art. 172 Prawa telekomunikacyjnego)

oraz

Zgoda na przesyłanie za pomocą środków komunikacji elektronicznej niezamówionej informacji handlowej (zgodnie z art. 10 Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną).

(2. Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.)

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Oprócz pozyskania powyższych zgód, podmioty pozyskujące dane klientów muszą pamiętać o uzyskaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Potrzebujemy zatem kolejnego osobnego oświadczenia. Należy pamiętać, że z przetwarzaniem danych osobowych wiążą się pewne obowiązki np. musimy później użytkownikowi przesłać informację, kto jest administratorem danych, w jakim celu będziemy przetwarzać dane osobowe oraz o tym, że użytkownik ma prawo do ich poprawiania. Ta formuła jest jednak przeważnie częścią oświadczenia o zgodzie.

Jak uzyskać zgodę?

Jak uzyskać zgodę na wysyłkę newslettera? Najlepiej bezpośrednio od użytkownika, czyli przez checkbox. Opcji jest wiele. Wszędzie tam, gdzie użytkownik podaje swój adres e-mail możesz umieścić checkbox ze zgodami na przesyłanie newslettera. M.in. podczas rejestracji w sklepie internetowym, zapisaniu się na darmowy e-book, dostępie do usługi oraz po prostu podczas zapisu na newsletter. Pamiętaj, że wyrażenie zgód musi być jawne i dobrowolne. Dlatego właśnie najlepiej jest użyć trzech oddzielnych checkboxów, które użytkownik zaznacza dla każdej ze zgód osobno.

Dobrą i ważną praktyką jest także weryfikacja podanego adresu email poprzez zastosowanie metody Double Opt-In. Po wpisaniu w formularz danego adresu email, do danego użytkownika zostanie wysłany automatycznie generowana wiadomość z linkiem aktywacyjnym, po kliknięciu w niego, subskrybent zostanie zapisany do Twojej bazy. Oprócz pozostawienia swojego adresu email na stronie, użytkownik potwierdza tym samym chęć czytania newslettera, klikając w link, który otrzymał w mailu. Możesz także dodatkowo poinformować w mailu potwierdzającym użytkownika o zaakceptowanych przez niego zgodach.

O czym należy pamiętać pozyskując zgody na wysyłkę newslettera?

  • konieczne jest uzyskanie ww. zgód oddzielnie: przetwarzanie danych osobowych; wysyłkę informacji handlowej; korzystanie z telekomunikacyjnego urządzenia końcowego dla celów marketingowych,
  • zgoda na przesłanie oferty handlowej nie może być pozyskana podczas pierwszego kontaktu
    z klientem,
  • zgody muszą być wyrażone wprost. Zgody nie mogą być domniemane lub dorozumiane,
  • zgoda może być wycofana przez odbiorcę w dowolnym momencie,
  • pozyskane zgody muszą być utrwalone – konieczne jest potwierdzenie otrzymanej zgody. Najprościej będzie to uzyskać stosując metodę Double Opt-In.

Rejestracja zbiorów w GIODO

GIODO, czyli Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, to organ zajmujący się sprawami ochrony danych osobowych. Zgodnie z wymogami GIODO każdy przedsiębiorca, (a co za tym idzie – ADO – administrator bazy danych), działający na polu email marketingu ma obowiązek zgłoszenia zbioru bazy danych osobowych do rejestracji GIODO z pewnymi wyjątkami. Od 1 stycznia 2015 r. ADO jest zwolniony z obowiązku rejestracji zbiorów, gdy jest powołany Administrator bezpieczeństwa informacji (ABI) i jest on zarejestrowany w GIODO. Jeśli ABI prowadzi rejestr zbiorów danych ADO, jest zwolniony
z obowiązku rejestracji danych w GIODO.

Niezależnie od prawa, staraj się zawsze swoje działania uczynić jak najbardziej przejrzystymi i zgodnymi z prawem. Najlepiej jeśli wszystkie dane potraktujesz jako dane osobowe, a każdą ofertę jako ofertę handlową. Pamiętaj też o wyższości zapisu Double Opt-In i wartości potwierdzonej zgody. Na rynku znajduje się wiele profesjonalnych programów, które wszystkie te wymogi spełnią za Ciebie automatycznie!

Warto również wiedzieć, że w maju 2018 roku wejdzie w życie nowe rozporządzenie Parlamentu Europejskiego ws. ochrony danych osobowych. Zaostrzą się przepisy prawne, które regulują kwestie zbierania i przetwarzania danych o użytkownikach. Zmiany będą dotyczyły m.in. ram funkcjonowania systemu ochrony danych osobowych, całkowitej likwidacji ulegnie też obowiązek rejestracji zbiorów danych osobowych w GIODO. Pamiętaj więc, aby na bieżąco śledzić informacje dotyczące e-handlu, zasad prywatności i ochrony danych osobowych.

Przekonaj się, jak ciekawie jest z nami pracować i...

Napisz do nas

Już w pierwszych tygodniach pracy zauważysz  naszą obecność w Twojej firmie.

Wszelkie prawa zastrzeżone © Getso.pl 2011 – 2018. Korzystanie z serwisu oznacza akceptację regulaminu. Informacja o cookies.